Nghỉ Phép Để Đi Làm Nghiên Cứu

Lâm Vĩnh-Thế, M.L.S.
Librarian Emeritus
University of Saskatchewan
CANADA

Tất cả các trường đại học tai Bắc Mỹ (Canada và Hoa Kỳ) đều có quy chế nghỉ phép để đi làm nghiên cứu, tiếng Anh gọi là Sabbatical Leave.  Thông thường có 2 loại nghỉ phép này: 1) Sau khi dạy học được 3 năm, các giáo sư có thể xin nghỉ 6 tháng, và hưởng lương 100%; và 2) Sau khi làm việc được 6 năm, các giáo sư có thể xin nghỉ trọn 1 năm và hưởng lương 80%.  Trường Đại Học Saskatchewan của Canada cũng áp dụng quy chế về Sabbatical Leave đó.  Ngoài ra, Đại Học Saskatchewan còn có thêm một quy chế đặc biệt là xếp các quản thủ thư viện (Librarian) vào chung một nghiệp đoàn với các giáo sư với những nhiệm vụ và quyền lợi như nhau.  Do đó, tuy là một quản thủ thư viện, tôi cũng được nghỉ Sabbatical Leaveđể đi làm nghiên cứu như các giáo sư của trường.  Bài viết ngắn này ghi lại cái kinh nghiệm hiếm quý đó của bản thân tôi.

Nhận Được Việc Làm Tại Đại Học Saskatchewan

Mùa Thu năm 1997, đầu tháng 9, sau Lễ Lao Động, tôi bắt đầu làm việc cho Thư Viện của Trường Đại Học Saskatchewan, tại Thành phố Saskatoon, trong Vùng Đại Bình Nguyên của Canada (Canadian Grand Prairie), với chức vụ Trưởng Ban Biên Mục (Head, Cataloguing Department), cấp bậc Librarian III, thời gian thử thách (Probation period) là 3 năm (1997-2000), như ghi rõ trong Offer of Employment sau đây:  

Tôi đã hoàn tất tốt đẹp thời gian 3 năm thử thách này và đã được chính thức vào biên chế (Tenure) từ ngày 1-7-2000, như xác định trong văn thư chính thức sau đây của Tiến Sĩ Michael Atkinson, Phó Viện Trưởng Đặc Trách Học Vụ (Vice-President, Academic):

Hai năm sau, ngày 1-7-2002, tôi chính thức thăng cấp lên Librarian IV (cấp cao nhứt của ngạch quản thủ thư viện đại học –academic librarian– tại Bắc Mỹ):

Đồng thời với việc thăng cấp lên Librarian IV, tôi cũng được giao thêm trách nhiệm, điều khiển toàn bộ Khối Dịch Vụ Kỹ Thuật (Head, Technical Services Division) gồm cả 2 ban, Ban Biên Mục (Cataloguing Department) và Ban Thủ Đắc (Acquisitions Department), và trở thành một thành viên thường trực của Ban Điều Hành Thư Viện (Library Management Committee – LMC) của Thư Viện Trường Đại Học Saskatchewan.

Nghỉ Phép Đi Làm Nghiên Cứu Một Năm

Đầu năm 2003, tôi đã làm việc được 6 năm (1997-2003) cho Trường Đại Học Saskatchewan, đã đủ điều kiện, nên tôi đã nộp đơn xin nghỉ Sabbatical Leave trọn 1 năm, từ ngày 1-7-2003 đến hết ngày 30-6-2004, và đã được chấp thuận bằng văn thư chính thức sau đây của Tiến Sĩ  Mark Evered, Vice-Provost (Phó Viện Trưởng Đặc Trách Hành Chánh):

Theo đúng thủ tục đòi hỏi của Trường, trong đơn xin nghỉ Sabbatical Leave, tôi đã ghi rõ tôi sẽ thực hiện 2 dự án nghiên cứu trong thời gian nghỉ phép:

• Án Nghiên Cứu Chính:

     ° Quality Control Issues in Outsourcing Cataloguing in North American Academic Libraries (Các vấn đề kiểm tra chất lượng trong việc Biên Mục Tại Ngoại trong các thư viện đại học Bắc Mỹ)

• Án Nghiên Cứu Phụ:

     ° An Annotated Bibliography of Declassified CIA Documents on the Vietnam War, 1975-2000 (Thực hiện một Thư Tịch Ghi Chú Các Tài Liệu Đã Giải Mật Của CIA về Chiến Tranh Việt Nam, 1975-2000)

Hoàn Thành Các Dự Án Nghiên Cứu

Sau khi trở về Trường, ngày 12-7-2004 tôi đã nộp báo cáo cho Ủy Ban Xét Duyệt Sabbatical Leave (Sabbatical Leave Committee), tường trình đầy đủ công tác nghiên cứu trong thời gian một năm nghỉ phép

Dự Án Nghiên Cứu Chính

Dự án này đã được thực hiện dưới hình thức một cuộc điều tra bằng một bảng câu hỏi (questionnaire survey), nhằm thu thập dữ liệu cần thiết để hiểu rõ 3 vấn đề như sau:

• thư viện đại học có thực hiện việc Kiểm Tra Chất Lượng đối với các tài liệu đã được làm Biên Mục Tại Ngoại (BMTN) ^[1] hay không?

• có, các thư viện đại học đã thực hiện việc Kiểm Tra Chất Lượng như thế nào?

• BMTN có ảnh hưởng gì đến chất lượng của công tác Biên Mục hay không?

110 bảng câu hỏi (gồm tất cả 30 câu hỏi; xem chi tiết trong phần Phụ Đính) đã được gởi đến 100 thư viện đại học của Hoa Kỳ và 10 thư viện đại học của Canada.

67 (60.90%) bảng câu hỏi đã được các thư viện điền vào các câu trả lời và gởi trả lại, trong đó 14 thư viện cho biết họ không có sử dụng BMTN, 53 thư viện cho biết họ có sử dụng BMTN. 

Trong 53 thư viện trả lời cho biết có sử dụng BMTN thi 10 thư viện cho biết không có thực hiện việc kiểm tra chất lượng và 43 thư viện cho biết có thực hiện việc kiểm tra chất lượng.

Cuộc điều tra này đã đưa đến những kết luận như sau:

• BMTN hiện đã trở nên một khuynh hướng, phần lớn thư viện (43/53 hay 77.77%) cho biết họ đã có kinh nghiệm về BMTN từ 2 đến 10 năm.

• Về phương diện tài liệu được làm BMTN, phần lớn là tài liệu mới thủ đắc, theo báo cáo của 31/53 hay 58.49% thư viện được khảo sát.

• Chi phí cho BMTN chiếm khoảng từ 5% (đa số thư viện, 31/53 hay 58.49% số thư viện) cho đến hơn 20% trên tổng số ngân sách mỗi năm về mua sách.

• Thời gian công tác “từ lúc các công ty BMTN nhận được tài liệu cho đến lúc thư viện nhận được tài liệu đã được làm xong BMTN” chỉ mất từ dưới 2 tuần lễ cho đến 2-3 tuần mà thôi, theo báo cáo của gần phân nửa số thư viện (26/53 hay 49.06%) có sử dụng BMTN.

• Mặc dù kinh nhiệm giữa các thư viện có khác biệt khá nhiều, đa số đều thỏa mãn với dịch vụ mà các công ty BMTN cung cấp cho họ. 

• Đối với 43 thư viện có thực hiện việc kiểm tra chất lượng của BMTN, bước đầu tiên của đa số (39/43 hay 90.70%) là cung cấp cho các công ty BMTN một bảng liệt kê thật chi tiết những đòi hỏi của họ về biên mục và trị thư trước khi công tác BMTN bắt đầu.

• Các thư viện được khảo sát cho thấy cách làm việc khác nhau của họ: đa số (21/43 hay 48.84%) chỉ kiểm tra các điểm truy dụng mà thôi; khoảng một phần năm (9/43 hay 20.93%) kiểm tra tất cả các chi tiết.

• Đại đa số các ký lục thư tịch (bibliographic record) mà các công ty BMTN cung cấp được lấy từ Thư Viện Quốc Hội Hoa Kỳ (LC) hoặc từ thư mục của OCLC (Online Computer Library Center, công ty thư tịch lớn nhứt của Hoa Kỳ và cả thế giới).

• Đối với các ký lục thư tịch không phải của LC hay OCLC, đa số thư viện (27/43 hay 62.79%) cho biết là đều tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về biên mục.

• Đa số các thư viện được khảo sát đều cho biết là các tỷ lệ về sai sót đều rất thấp, ở một mức độ có thể chấp nhận được. 

• Phẩm chất về BM đã được định nghĩa trong Bảng câu hỏi như là một tập hợp của những yếu tố sau đây: Chính Xác (Accuracy), Nhất Quán (Consistency), Cung Cấp Đầy Đủ Các Điểm Truy Dụng (Adequacy of Access Points), và Đúng Lúc (Timeliness).  Tuyệt đại đa số các thư viện (41/43 hay 95.35%) đã đồng ý với định nghĩa này.  

• Dựa trên định nghĩa về phẩm chất của BM, một đa số khá lớn các thư viện (27/41 hay 62.79%) đã cho biết là phẩm chất của BM, sau khi áp dụng BMTN, vẫn được giữ nguyên, hơn một phần tư các thư viện (11/41 hay 25.58%) cho biết phẩm chất của BM có tăng, và chỉ có hơn một phần mười các thư viện (5/41 hay 11.63%) cho biết phẩm chất của BM có bị kém đi. 

• Đối với các thư viện cho biết phẩm chất của BM có tăng lên, yếu tố Đúng Lúc (Timeliness) được nêu ra như là yếu tố quan trọng nhứt. 

• Đối với các thư viện cho biết phẩm chất của BM có bị kém đi, hai yếu tố Chính Xác (Accuracy) và Nhất Quán (Consistency) đã được nêu ra như là những nguyên nhân chính. 

Một bài viết về toàn bộ dự án nghiên cứu chính này đã được tôi gởi đăng trên tạp chí quan trọng nhứt về ngành BM của Bắc Mỹ là Tạp chí Cataloging & Classification Quarterly (CCQ):

Bài Viết Trong Tạp Chí CCQ, Tập 40, Số 1 (2005)

Dự Án Nghiên Cứu Phụ

Một thư tịch chú giải các tài liệu mật của Cơ Quan Trung Ương Tình Báo Hoa Kỳ (Central Intelligence Agency = CIA) về Chiến Tranh Việt Nam, đã được giải mật trong khoảng thời gian 1975-2000, đã được thực hiện trong thời gian nghỉ Sabbatical Leave này và sau đó đã được chuyển đổi thành một Cơ Sở Dữ Liệu Trực Tuyến Trên Mạng Internet.

Mỗi ký lục thư tịch điện tử (electronic bibliographic record) gồm có các trường có thể truy cập trực tuyến (online accessible fields) như sau

• Số thứ tự (Record Number)
• Nhan đề của tài liệu (Title of Document)
• Ngày ấn hành (Date of Creation)
• Ngày giải mật (Date of Declassification)
• Loại tài liệu (Type of Document)
• Mức độ Mật (Level of Classification: CONFIDENTIAL, SECRET, TOP SECRET)
• Tình trạng của tài liệu (Status of Document: ORIGINAL, SANITIZED)
• Số trang, tranh ảnh (Pagination, Illustration)
• Toát yếu (Abstract)
• Các từ mô tả (Indexing Terms)
• Vị trí trong hệ thống hồ sơ mật (Declassified Documents Reference System Location)
• Đường nối vào tài liệu toàn văn, (Link to Full Text, URL of Document available online at the Virtual Vietnam Archive of the Texas Tech University’s Vietnam Center & Sam Johnson Vietnam Archive)

Một bài viết về Cơ Sở Dữ Liệu này đã được đăng trong Tạp Chí ONLINE, Tập 28, Số 4 (tháng 7-8/2004; đồng tác giả của bài viết, Darryl Friesen, là chuyên viên điện toán của Khối Công Nghệ Thông Tin của Thư Viện Đại Học Saskatchewan, chịu trách nhiệm đưa Cơ Sở Dữ Liệu này lên Trang Web của Thư Viện):

Toát Yếu của Bài Viết Trên Tạp Chí ONLINE, Tập 28, Số 4 (Tháng 7-8/2004)

Sau đó, Cơ Sở Dữ Liệu này cũng được tác giả thuyết trình ở một hội nghị tại Vietnam Center & Sam Johnson Vietnam Archive thuộc Trường Đại Học Kỹ Thuật của Texas, gọi là 5^th Triennial Vietnam Symposium, Vietnam Center & Sam Johnson Vietnam Archive, Texas Tech University, Lubbock, Texas, 17 March – 19 March 2005.^[2] 

Vào ngày cuối của Hội Nghị, Thứ Bảy, 19-3-2005, lúc 10:30 sáng, tác giả đã thuyết trình về Cơ Sở Dữ Liệu này trước Hội Nghị:

Thay Lời Kết

Do sự sắp xếp của Ơn Trên, tôi đã có được cái may mắn lớn trong cuộc đời là nhận được một công việc làm thật tốt tại Thư Viện của Trường Đại Học Saskatchewan của Canada vào tháng 9-1997.  Tôi đã làm việc tại đậy trong 9 năm (1997-2006) cho đến khi nghỉ hưu vào ngày 1-7-2006 ở tuổi 65.  Ngoài việc đã đạt đến đỉnh cao của nghề thư viện, trở thành Librarian IV, cấp bậc cao nhứt của ngạch quản thủ thư viện đại học tại Bắc Mỹ vào năm 2002, và đã được Hội Đồng Quản Trị của Đại Học Saskatchewan ban cho Danh hiệu Librarian Emeritus khi nghỉ hưu vào năm 2006, tôi còn được may mắn hưởng quy chế giáo sư, và, nhờ vậy, đã được thêm một kinh nghiệm hiếm quý là được nghỉ Sabbatical Leave trọn 1 năm để đi làm công tác nghiên cứu.  

GHI CHÚ:

1. BMTN, tiếng Anh là Cataloging Outsourcing, là việc sử dụng một công ty tư nhân bên ngoài thực hiện công tác biên mục cho các tài liệu của thư viện, thông qua một hợp đồng ký kết giữa thư viện và công ty, quy định rõ ràng quyền lợi và trách nhiệm của hai bên.  Kể từ thập niên 1990 của thế kỷ 20, càng ngày càng có nhiều thư viện đại học ở Bắc Mỹ sử dụng BMTN.  Thư Viện của Trường Đại Học Saskatchewan đã chính thức áp dụng BMTN từ tháng 7-2003.  

2. 5^th Triennial Vietnam Symposium, 17 March – 19 March 2005, Holiday Inn Park Plaza, Lubbock, Texas, tài liệu trực tuyến, có thể truy cập tại địa chỉ Internet sau đây:  https://www.vietnam.ttu.edu/events/2005_Symposium/2005symposium.php

Phụ Đính

BẢNG CÂU HỎI

Part: Institutional Data

Name of Your Institution: _______________________________________________

(Optional)

                Your Position:    _____________________________________________

1. To which category does your Library belong?

            □ Large (more than 6 million volumes in Library)

            □ Medium (2-6 million volumes in Library)

            □ Small (less than 2 million volumes in Library)

2. How many librarian-catalogers does your Cataloging Department have?

            □ More than 20

            □ 11 – 20

            □ 5 – 10

            □ Less than 5

3. How many library assistants / library technicians does your Cataloging Department have?

            □ More than 20

            □ 11 – 20

            □ 5 – 10

            □ Less than 5

Part II: Outsourcing Experience

4. Why did your Library decide to outsource?

            □ To reduce cost by downsizing Cataloguing Department

            □ To reduce backlog

            □ To improve productivity

            □ To improve turnaround time

            □ To redeploy staff for emerging priorities

            □ Others. Please specify

         _______________________________

         _______________________________

         _______________________________

5.    For how many years has your Library been outsourcing?

            □ More than 10 years

            □ 6-10 years

            □ 2 – 5 years

            □ Less than 2 years

6.    What type of cataloguing does your Library outsource?

            □ Copy cataloguing

            □ Original cataloguing

            □ Both copy and original cataloguing

7.    What kind of materials does your Library outsource?

            □ New acquisitions

            □ Backlog

            □ Gifts

            □ Others. Please specify:

         ________________________________

        ________________________________

       ________________________________

8.    What is the volume of materials outsourced?

            □ More than 20,000 items/year

            □ 10,000 – 20,000 items/year

            □ 5,000 – 10,000 items/year

            □ Less than 5,000 items/year

    9.    What services does your Library receive from the outsourcing vendor?

            □ Bibliographic records only

            □ Both bibliographic and item records

            □ Bibliographic records and fully processed materials

            □ Bibliographic and items records and fully processed materials

            □ Others. Please specify

            __________________________________

           __________________________________

           __________________________________

10.  Has your cataloguing staffing level decreased as a result of outsourcing?

            □ Yes

            □ No

    11.   If Yes, what is the percentage of decrease?

            □ More than 50%

            □ 30% – 50%

            □ 10% – 29%

            □ Less than 10%

12.   What is your cost for outsourcing?

            □ More than 20% of monograph acquisitions budget

            □ 11% – 20% of monograph acquisitions budget

            □ 5% –10% of monograph acquisitions budget

            □ Less than 5% of monograph acquisitions budget

13.   What is the average turnaround time? (i.e., from the time the outsourcing vendor receives materials to the time when your Library receives the processed materials)

            □ 5 – 6 weeks

            □ 3 – 4 weeks

            □ 2 – 3 weeks

            □ Less than 2 weeks

14.   Are you satisfied with the services provided by the outsourcing vendor?

           □ Yes

           □ No

Part III: Quality Control

15.   Did your Cataloguing Department provide detailed cataloguing and/or processing specifications to the outsourcing vendor before the outsourcing program started?

            □ Yes

            □ No

16.   Has your Cataloguing Department ever performed quality control of the processed materials?

            □ Yes

           □ No (Do not answer any further questions. Thank you for your contribution)

17.   When was the quality control program implemented?

            □ During the first 6 months

            □ During the first year

            □ During the first two years

            □ As an on-going activity within the Cataloguing Department

18.   What level of Cataloguing staff are involved in the quality control program?

            □ Only librarians

            □ Both librarians and senior library assistants/technicians

            □ Only senior library assistants/technicians

19.   What percentage of materials do you perform quality control?

            □ All materials outsourced

            □ 10% of materials outsourced

            □ 5% – 9% of materials outsourced

            □ Less than 5% of materials outsourced

            □ Others. Please specify: ______

20.   What areas/fields do you check in bibliographic records received from the outsourcing vendor?

            □ Everything (using a detailed checklist)

           □ Access points only

           □ Others. Please specify:

     21.   To date, what has been the overall rate of all errors?

            □ More than 5%

            □ 2% – 4%

            □ Less than 2%

22.   What is the rate of major errors (a major error is an error causing loss of an access point)?

            □ More than 5%

            □ 2% – 4%

            □ Less than 2%

23.    Who corrects the errors?

            □ Cataloguing Department staff

            □ The outsourcing vendor staff

24.   What percentage of bibliographic records received from the outsourcing vendor are LC or OCLC records?

            □ More than 90%

            □ 80% – 90%

            □ 50% – 79%

            □ Less than 50%

25.   Are the non-LC, non-OCLC records received from the outsourcing vendor compatible with the Core-Level Standard recommended by the Cooperative Cataloging Council’s Task Group on Standards?

            □ Yes

            □ No

26. Quality of cataloguing is defined as a combination of the following components: accuracy, consistency, adequacy of access points, and timeliness. Do you agree with this definition?

            □ Yes

            □ No

27. If No, what is your definition of quality of cataloging

__________________________________ 

__________________________________

__________________________________

__________________________________

28. In general, as a result of the outsourcing program, the quality (as defined in Question 26 or by your own definition) of your Library’s cataloging is:

            □ Increasing

            □ Remaining the same

            □ Decreasing

29. Is your perception of the change (or no-change) of the quality of your Library’s cataloging based on feedback from? (Please check all that apply):

            □ Users

            □ Public Services staff

            □ Technical Services staff

30. We plan to do some follow-up by phone interview.  Would you accept to be interviewed by phone?

            □ Yes

            □ No

            If Yes, please give your phone number:

                        _________________________

            Thank you very much for filling out this questionnaire.