Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Biên Mục Của Thư Viện

Lâm Vĩnh-Thế, M.L.S.
Cựu Học Sinh Trường Trung Học Petrus Trương Vĩnh Ký, 1953-1960
Librarian Emeritus
Đại Hoc Saskatchewan
CANADA

Tốt nghiệp từ Trường Đại Học Sư Phạm Sài Gòn, Khóa 3, Ban Sử Địa (1960-1963), bản thân tôi là một Giáo Sư Trung Học, nhưng do một tình cờ của định mạng, tôi chuyển qua làm công tác thư viện,^[1] và, sau khi đi du học 2 năm (1971-1973) tại Trường Thư Viện Học, Đại Học Syracuse (School of Library Science, Syracuse University), tiểu bang New York, Hoa Kỳ, và tốt nghiệp với bằng Cao Học về Thư Viện Học (Master of Library Science = MLS), tôi trở thành một Quản Thủ Thư Viện, với đào tạo chuyên sâu về ngành Biên Mục (Cataloging). Tôi đã phục vụ trong ngành chuyên môn này trong hơn 30 năm cho đến khi nghỉ hưu vào ngày 1-7-2006. Bài viết này cố gắng ghi lại những thay đổi và phát triển lớn lao trong ngành biên mục do Công Nghệ Thông Tin (Information Technology = IT) đem lại mà tôi đã được chứng kiến và đích thân áp dụng trong suốt thời gian phục vụ trong ngành thư viện.

Công Tác Biên Mục là Gì?

Nói một cách tổng quát, công tác thư viện gồm 2 bộ phận chính: 1) Dịch vụ kỹ thuật (Technical services), và 2) Dịch vụ độc giả (Users’ services). Công tác biên mục là phần công tác quan trọng nhứt của Dịch vụ kỹ thuật.

Công tác Biên Mục (Cataloging) ^[2] được định nghĩa như sau:

“Library Cataloging is the process of creating and maintaining bibliographic and authority records in the library catalog, the database of books, serials, sound recordings, moving images, cartographic materials, computer files, e-resources etc. that are owned by a library.”

Xin tạm dịch sang Việt ngữ như sau:

“Biên Mục là tiến trình tạo ra và bảo quản các ký lục thư tịch và tiêu chuẩn trong thư mục của thư viện, là cơ sở dữ liệu bao gồm sách, tạp chí, đĩa nhạc, phim ảnh, bản đồ, tài liệu điện tử, vv. thuộc quyền sở hữu của một thư viện.”

Định nghĩa trên, rõ ràng, là một phát biểu của thời hiện đại khi mà thư viện đã được hoàn toàn tự động hóa với các máy vi tính.

Công Tác Biên Mục Trước Thời Tự-Động-Hóa

Trước khi thư viện áp dụng tự động hóa, các ký lục thư tịch (bibliographic record) được gọi là thẻ thư mục (library catalog card), được viết tay hay đánh máy:

Ảnh của một thẻ thư mục (Thẻ Tiểu Dẫn Chính) tiêu biểu của thời tiền-tự-động-hóa

Sau khi thẻ Tiểu Dẫn Chính (Main Entry Card) cho một tài liệu trong thư viện đã được thực hiện xong, nhân viên thư viện sẽ sao ra thành một bộ gồm tối thiểu 4 thẻ như sau:

• Thẻ Tiểu Dẫn Chính (Main Entry Card), thường là Thẻ tác giả, với tiêu đề là tên họ tác giả ghi ra theo đúng các quy tắc biên mục, xếp theo thứ tự mẫu tự, trong tủ thẻ tác giả (author catalog cabinet)
• Thẻ Nhan Đề (Title Card): với đầy đủ thông tin như Thẻ Tiểu Dẫn Chính với một tiêu đề được đánh máy thêm trên cùng là Nhan đề của tài liệu, cũng xếp theo thứ tự mẫu tự, trong tủ thẻ nhan đề (title catalog cabinet)
• Thẻ Môn Loai (Subject Card): với đầy đủ các thông tin như Thẻ Tiểu Dẫn Chính với một tiêu để được đánh máy thêm trên cùng là một Tiêu Đề Môn Loại (Subject Heading), cũng xếp theo thứ tự mẫu tự, trong tủ thẻ môn loại (subject catalog cabinet)
• Thẻ Vị Trí, (Shelf-List), giống hệt Thẻ Tiểu Dẫn Chính, được giữ bên trong khu vực làm việc của nhân viên thư viện, và xếp theo số phân loại của tài liệu.

Trên thực tế, một đa số rất lớn các tài liệu đều cần có trên 4 thẻ vì cần phải có thêm một số thẻ cho các điểm truy dụng khác (other access points) cần thiết như sau:

• Tên của các đồng tác giả (co-authors)
• Tên của các soạn giả (editors)
• Tên của các dịch giả (translators)
• Phó đề (alternative title)
• Nhan đề phụ (sub-title)
• Nhan đề song song, cho các ngôn ngữ khác (parallel tiles in other languages)
• Nhan đề của Tùng thư (series title)
• Các Tiêu Đề Môn Loại cần thiết khác

Các thẻ thư mục này được xếp theo thứ tự mẫu tự của chữ đầu tiên của các tiêu đề (tên tác giả, nhan đề, hay tiêu đề môn loại, vv.) trong các tủ thẻ thư mục (library card catalog cabinet), như trong tấm ảnh ngay bên dưới đây:

Tủ thẻ thư mục trong thư viện thời tiền-tự động-hóa

Một thư viện lớn, như các thư viện đại học (academic libraries), hay Thư Viện Quốc Hội Hoa Kỳ (US Library of Congress), với hàng triệu tài liệu và vì vậy phải bảo quản hàng bao nhiêu triệu thẻ thư mục, thì phải cần đến hàng ngàn tủ thư mục và khu vực chứa các tủ thư mục này sẽ phải chiếm một không gian rất lớn trong thư viện:

Một phần của khu vực các tủ thẻ thư mục của Thư Viện Quốc Hội Hoa Kỳ

Mỗi khi phát hiện ra sai sót trong thẻ thư mục cần phải được sửa lại, thì một nhân viên của Ban Biên Mục sẽ lấy ra thẻ vị trí, và sau đó thu hồi tất cả các thẻ còn lại (ít nhứt là 3 thẻ) từ các tủ thẻ thư mục; kế tiếp là cạo sửa chỗ bị lỗi và đánh máy chỗ đã sửa lại cho tất cả các thẻ và sau cùng là xếp các thẻ đã sửa chữa xong trở lại vào các tủ thẻ. Tất cả các công việc này mất ít nhứt là nửa giờ nếu người làm là một nhân viên của ban biên mục đã làm việc nhiều năm và có tay nghề cao.

Công Tác Biên Mục Thời Tự-Động-Hóa

Từ các thập niên 1970 và 1980 của thế kỷ trước, các thư viện lần lượt áp dụng tự-động-hóa với các máy vi tính (microcomputers).

Các biên mục viên (catalogers) sử dụng máy vi tính, áp dụng Khổ Mẫu MARC ^[3] (MAchine-Readable Cataloging = Biên mục Máy Đọc Được), tạo ra các ký lục thư tịch (bibliographic records) chứa trong các thư mục trực tuyến (online public access catalog = OPAC) giúp người sử dụng thư viện (library users) tim tài liệu được chính xác và nhanh chóng.

Khổ Mẫu MARC
Bà Henriette Avram (1919-2006), nhà khoa học máy tính (computer scientist), làm việc tại Thư Viện Quốc Hội Hoa Kỳ (US library of Congress), đã tạo ra khổ mẫu (format) MARC (MAchine-Readable Cataloging = Biên mục máy đọc được) trong khoảng thời gian 1965-1968. Sang đầu thập niên 1970, MARC trở thành một tiêu chuẩn quốc tế và được tất cả các nước trên thế giới áp dụng trong công tác biên mục tự-động-hóa tại nước họ với một số điều chỉnh nhỏ cho phù hợp với nhu cầu quốc gia.

Khổ mẫu MARC gồm một loạt mã sử dụng trong công tác biên mục để chỉ định các thành phần thông tin trong một biểu ghi thư tịch. Các mã được sử dụng nhiều nhứt là các mã sau đây:

• 100: Tiêu đề tên Tác giả
• 245: Nhan đề của tài liệu
• 300: Các chi tiết về xuất bản, tranh ảnh, khổ sách
• 400: Các chi tiết về Tùng thư (Series)
• 5XX: Các ghi chú
• 650: Các tiêu đề môn loại (Subject Headings)
• 7XX: Các tiêu đề phụ

Ký Lục Thư Tịch

Vì cùng một chức năng như các thẻ thư mục của ngày xưa, là giúp người sử dụng thư viện tìm được các tài liệu mà họ cần, các ký lục thư tịch của ngày hôm nay cũng cung cấp đầy đủ các thông tin như sau về các tài liệu chứa trong sưu tập của thư viện:

• Tên tác giả
• Nhan đề
• Các chi tiết về xuất bản: nơi xuất bản, tên nhà xuất bản, năm xuất bản
• Số trang, tranh ảnh, khổ sách
• Nhan để của tùng thư nếu có
• Các ghi chú cần thiết
• Số ISBN (International Standard Book Number) cho sách hay số ISSN (International Standard Serial Number) cho tạp chí
• Các tiêu đề cho biết môn loại của tài liệu

Dưới đây là ảnh của ký lục thư tịch cho cùng tài liệu, Cultural treasures of the Internet, đã giới thiệu bên trên trong tấm ảnh của một thẻ thư mục tiêu biểu:

Ký lục thư tịch của cùng tài liệu thời tự-động-hóa

Các Tiêu Chuẩn Quốc Tế Về Biên Mục

Năm 1961, một hội nghị quốc tế, có tên là International Conference on Cataloguing Principles, đã được Liên Hiệp Quốc Tế Các Hội Thư Viện (International Federation of Library Associations = IFLA), tổ chức tại thủ đô Paris của nước Pháp để tiến tới việc thống nhứt các nguyên tắc căn bản về biên mục,

Trong khối các nước sử dụng tiếng Anh, dựa trên các nguyên tắc này, hai hội thư viện của Hoa Kỳ và Anh Quốc đã soạn thảo và xuất bản vào năm 1967 ấn bản đầu tiên của Bộ Quy Tắc Anh-Mỹ (Anglo-American Cataloging Rules = AACR). Năm 1974, với sự tham gia của hội thư viện Canada, ấn bản thứ nhì của AACR ra đời và được gọi là AACR2. Năm 2010, Bộ Quy Tắc Biên Mục RDA (Resource Description and Acces) ra đời và thay thế cho AACR2

Về phương diện quốc tế, năm 1969, IFLA lại tổ chức một cuộc họp quốc tế nữa có tên là International Meeting of Cataloguing Experts. Cuộc họp này đã thông qua nghị quyết thiết lập tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư tịch gọi là International Standard Bibliographic Description (ISBD).

Từ đó đến nay, tất cả các nước trên thế giới lần lượt chấp nhận và tuân thủ ISBD trong công tác biên mục, giúp cho việc thông tin và trao đổi tài liệu trên bình diện quốc tế được dễ dàng, nhanh chóng, và chính xác.

Thư Mục Trực Tuyên (OPAC)

Các ký lục thư tịch (bibliographic records) được các nhân viên trung cấp (library technicians) của thư viện thực hiện, dưa trên tiêu chuẩn quốc tế ISBD, và Khổ Mẫu MAC, được đưa vào máy hệ thống máy điện toán trung ương của thư viện (library mainframe computer system), trở thành các ký lục thư tịch điện tử (electronic bibliographic records), và cấu tạo nên một công cụ rất hữu ích cho công tác phục vụ độc giả của thư viện gọi là Thư Mục Trực Tuyến (Online Public Access Catalog = OPAC).

Với các bước phát triển càng ngày càng nhiều và càng ngày càng mạnh hơn lên của máy điện toán, OPAC càng ngày càng tăng thêm nhiều, rất nhiều, chức năng trong việc giúp người sử dụng thư viện (library users) tìm được tài liệu họ cần càng ngày càng nhanh hơn và chính xác hơn.

Ngày hôm nay, sau nửa thế kỷ áp dụng tự-động-hóa, các thư viện, nhứt là các thư viện đại học (academic libraries), đều đã có các OPAC với đầy đủ các giao diện (interfaces) vô cùng linh hoạt.

Ngoài chức năng cung cấp các điểm truy cập (access points) thông thường mà mọi loại thư mục thời tiền-tự-động-hóa đều có, thí dụ như tên tác già, nhan đề, tiêu đề môn loại, các OPAC ngày nay còn đi xa hơn rất nhiều trong chức năng truy cập thông tin.

OPAC Với TOC (Tables of Contents)

Càng ngày càng có thêm nhiều thư viện đại học thực hiện công tác biên mục chủ đề tăng cường với TOC (Tables of Contents = Các Bảng Mục Lục). Việc tăng cường này giúp ích rất nhiều cho chức năng truy cập thông tin theo chủ để (subject access to information) của thư viện trong việc phục vụ độc giả, nhứt là những nhà nghiên cứu có yêu cầu cao về truy cập thông tin theo chủ đề.^[4,5] OPAC với TOC đã thật sự giải quyết được các hạn chế của công tác biên mục chủ đề dành cho các tàì liệu tổng hợp (comprehensive documents), thí dụ như kỷ yếu hội nghị (conference proceedings), và các sách tham khảo (reference books) như các cẩm nang (handbooks, manuals, guides), các danh bạ (directories), các niên giám (almanacs, yearbooks), vv.

OPAC Với Truy Cập Toàn Văn (Access to Fulltext)

Gần đây, một số thư viện đại học (academic libraries) và thư viện nghiên cứu (research libraries) đã đưa vào các OPAC của họ các cơ sở dữ liệu (databases) có khả năng giúp cho những người sử dụng đọc được toàn văn của tài liệu (fulltext) của các công ty dịch vụ thư viện lớn như Google Scholar, EBSCO, Web of Science, Elsevier, Scopus, ScienceDirect, PubMed, vv.

Các cơ sở dữ liệu này thường được xếp chung trong phần tài nguyên điện tử (electronic resources), đặc biệt là các tạp chí điện tử (electronic journals), và sách điện tử (e-books) của thư viện, và việc truy cập (access) chỉ dành riêng cho nhân viên, giáo sư và sinh viên của trường đại học.

Dưới đây là 1 tài liệu của Thư Viện Đại Học Saskatchewan để minh họa:

Tài liệu US Declassified Documents Online của Thư Viện Đại Học Saskatchew

Thay Lời Kết

Công tác biên mục là một bộ phận rất quan trọng của dịch vụ kỹ thuật trong thư viện. Sản phẩm hoàn tất của công tác biên mục chính là thư mục trực tuyến, công cụ giúp cho người sử dụng thư viện tìm được tài liệu mà họ cần một cách nhanh chóng và chính xác. Hiện nay phần lớn các thư mục trực tuyến lai được tăng cường thêm với các chức năng mới, đặc biệt nhứt là chức năng giúp người sử dụng thư viện có thể đọc được toàn văn một số tàii liệu lưu giữ trong sưu tập của thư viện.

GHI CHÚ:

1. Lâm Vĩnh-Thế. Một ngã rẽ bất ngờ và may mắn, tài liệu trực tuyến, có thể đọc toàn văn tại địa chỉ Internet sau đây: https://petruskyaus.net/mot-nga-re-bat-ngo-va-may-man-lam-vinh-the/

2. Cataloging, tài liệu trực tuyến, có thể đọc toàn văn tại địa chỉ Internet sau đây: https://www.librarianshipstudies.com/2015/05/cataloging.html

3. Marc 21 Format for Bibliographic Data, tài liệu trực tuyến, có thể đọc toàn văn tại địa chỉ Internet sau đây: https://www.loc.gov/marc/bibliographic/

4. Lâm Vĩnh-Thế. Biên mục chủ đề tăng cường với các dự án TOC (Table of Contents), tài liệu trực tuyến, có thể đọc toàn văn tại địa chỉ Internet sau đây: https://tuyen-tap-vinh-nhon-lam-vinh-the.blogspot.com/2021/03/bien-muc-chu-e-tang-cuong-voi-cac-du_22.html

5. Banush, David with assistance from Jean Pajerek. Enhancing the catalog with table-of-contents data: a report for the Cornell University Library, tài liệu trực tuyến, có thể đọc toàn văn tại địa chỉ Internet sau đây: https://ecommons.cornell.edu/server/api/core/bitstreams/8b3799b9-2fc3-4ec7-9236-33635cd908b7/content